{"id":5744,"date":"2024-07-25T08:45:21","date_gmt":"2024-07-25T06:45:21","guid":{"rendered":"https:\/\/www.scrummanager.com\/blog\/?p=5744"},"modified":"2024-07-25T08:45:23","modified_gmt":"2024-07-25T06:45:23","slug":"lean-coffee-un-nuevo-enfoque-para-organizar-reuniones","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.scrummanager.com\/blog\/2024\/07\/lean-coffee-un-nuevo-enfoque-para-organizar-reuniones\/","title":{"rendered":"Lean coffee: un nuevo enfoque para organizar reuniones"},"content":{"rendered":"\n<p>La comunicaci\u00f3n entre todos los miembros del equipo es fundamental, pero las reuniones no siempre consiguen que esa comunicaci\u00f3n sea efectiva y d\u00e9 resultados. Es probable que necesitemos cambiar de enfoque. Un buen m\u00e9todo es <em>Lean coffee<\/em>.<\/p>\n\n\n\n<p>Hoy hablamos de esta nueva forma de estructurar las reuniones, en la que tanto su preparaci\u00f3n como su puesta en marcha se focalizan en la colaboraci\u00f3n y la participaci\u00f3n activa.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">\u00bfQu\u00e9 es <em>Lean coffee<\/em>?<\/h2>\n\n\n\n<p>Jeremy Lightsmith y Jim Benson inventaron esta t\u00e9cnica para mejorar la comunicaci\u00f3n y colaboraci\u00f3n entre los equipos. Es una forma pr\u00e1ctica de realizar reuniones, que fomenta la <strong>colaboraci\u00f3n y participaci\u00f3n<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Por un lado, tanto la duraci\u00f3n de la reuni\u00f3n como la agenda no vienen impuestas por una sola persona. Son los asistentes a la reuni\u00f3n quienes definen la agenda, de forma colaborativa y consensuada, al inicio de la reuni\u00f3n. Es decir, la preparaci\u00f3n y organizaci\u00f3n en este tipo de reuniones recae sobre todos los asistentes por igual.<\/p>\n\n\n\n<p>Por otro lado, esta t\u00e9cnica tiene una participaci\u00f3n m\u00e1s democr\u00e1tica porque no hay una voz dominante: todos los asistentes participan al mismo nivel. De modo que resulta m\u00e1s f\u00e1cil exponer distintas perspectivas.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">C\u00f3mo funciona<\/h2>\n\n\n\n<p>El proceso a seguir se divide en varias etapas:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Preparaci\u00f3n.<\/li>\n\n\n\n<li>Recopilaci\u00f3n.<\/li>\n\n\n\n<li>Votaci\u00f3n.<\/li>\n\n\n\n<li>Conversaci\u00f3n.<\/li>\n\n\n\n<li>Decisi\u00f3n.<\/li>\n\n\n\n<li>Cierre.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Preparaci\u00f3n<\/h3>\n\n\n\n<p>Antes de comenzar la reuni\u00f3n necesitaremos un <strong>espacio <\/strong>para realizarla y los siguientes <strong>materiales<\/strong>: un tablero <a href=\"https:\/\/www.scrummanager.com\/bok\/index.php?title=Tableros_kanban:_conceptos\">kanban<\/a>, <em>post-its<\/em>, rotuladores o bol\u00edgrafos y un cron\u00f3metro (o cualquier otro dispositivo para controlar el tiempo).<\/p>\n\n\n\n<p>Aunque este tipo de reuniones son auto-dirigidas, para las primeras sesiones puede ser \u00fatil <strong>elegir un facilitador<\/strong> que gu\u00ede la reuni\u00f3n y mantenga el enfoque y fluidez de la conversaci\u00f3n. Una vez elegido, el facilitador puede dejar claro cu\u00e1l es el objetivo de la reuni\u00f3n. Por ejemplo, puede ser una retrospectiva, una ronda rel\u00e1mpago para aclarar dudas sobre alguna funcionalidad&#8230;<\/p>\n\n\n\n<p>Por \u00faltimo, <strong>se a\u00f1aden al tablero tres columnas<\/strong>: \u00abQu\u00e9 debatir\u00bb, qu\u00e9 temas quedan pendientes por discutir; \u00abQu\u00e9 se est\u00e1 debatiendo\u00bb, aquellos que est\u00e1n siendo discutidos; y \u00abQu\u00e9 se ha debatido\u00bb, aquellos que ya se debatieron en su momento.<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-full is-resized\"><a href=\"https:\/\/www.scrummanager.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/06\/LeanCoffeeVotar.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"768\" src=\"https:\/\/www.scrummanager.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/06\/LeanCoffeeVotar.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-5778\" style=\"width:550px;height:auto\" srcset=\"https:\/\/www.scrummanager.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/06\/LeanCoffeeVotar.png 1024w, https:\/\/www.scrummanager.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/06\/LeanCoffeeVotar-300x225.png 300w, https:\/\/www.scrummanager.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/06\/LeanCoffeeVotar-768x576.png 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 709px) 85vw, (max-width: 909px) 67vw, (max-width: 1362px) 62vw, 840px\" \/><\/a><\/figure>\n<\/div>\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Recopilaci\u00f3n<\/h3>\n\n\n\n<p>Se reparten <em>post-its <\/em>a todos los asistentes. Cada asistente dispondr\u00e1 de un tiempo limitado para a\u00f1adir en los <em>post-its<\/em> un tema que pueda a\u00f1adirse en la primera columna (\u00abQu\u00e9 debatir\u00bb). Lo ideal es dar entre cinco y diez minutos, aunque todo depender\u00e1 del tiempo del que dispongamos para toda la reuni\u00f3n y del n\u00famero de asistentes.<\/p>\n\n\n\n<p>Uno a uno cada asistente ir\u00e1 colocando los <em>post-its<\/em> en el tablero, explicando en uno o dos minutos sus temas. Conforme vayan saliendo temas, se pueden unir aquellos que se hayan duplicado o aquellos que sean muy similares o est\u00e9n relacionados entre s\u00ed.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Votaci\u00f3n<\/h3>\n\n\n\n<p>Cada participante recibe un n\u00famero determinado de votos (de dos a cinco) que puede usar para votar por los temas que m\u00e1s le interesen. Para agilizar este proceso es mejor que las votaciones se hagan directamente en el tablero, ya sea con <em>gomets<\/em>, pegatinas o incluso a\u00f1adiendo una marca a l\u00e1piz en el propio <em>post-it<\/em>. En caso de que sea <em>online<\/em>, se pueden usar <em>likes<\/em> o emojis.<\/p>\n\n\n\n<p>El objetivo es determinar qu\u00e9 temas son los m\u00e1s relevantes para los asistentes, dando prioridad a aquellos que han recibido m\u00e1s votos. <\/p>\n\n\n\n<p>Una vez todos han votado, se ordenan los temas de m\u00e1s a menos votados: aquellos que est\u00e9n m\u00e1s arriba en el tablero, ser\u00e1n los m\u00e1s votados y, por tanto, los prioritarios.<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-full is-resized\"><a href=\"https:\/\/www.scrummanager.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/06\/LeanCoffeePriorizar.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"768\" src=\"https:\/\/www.scrummanager.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/06\/LeanCoffeePriorizar.png\" alt=\"Lean coffee: priorizar. Se ordenan los temas m\u00e1s votados (los m\u00e1s altos son los que tienen m\u00e1s votos).\" class=\"wp-image-5779\" style=\"width:586px;height:auto\" srcset=\"https:\/\/www.scrummanager.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/06\/LeanCoffeePriorizar.png 1024w, https:\/\/www.scrummanager.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/06\/LeanCoffeePriorizar-300x225.png 300w, https:\/\/www.scrummanager.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/06\/LeanCoffeePriorizar-768x576.png 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 709px) 85vw, (max-width: 909px) 67vw, (max-width: 1362px) 62vw, 840px\" \/><\/a><\/figure>\n<\/div>\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Conversaci\u00f3n<\/h3>\n\n\n\n<p>El tema que m\u00e1s votos ha recibido pasa a la columna \u00abQu\u00e9 se est\u00e1 debatiendo\u00bb. Si hay m\u00e1s de un tema con la misma cantidad de votos, se puede establecer un tiempo limitado (no m\u00e1s de 7 minutos) para discutir cu\u00e1l deber\u00eda pasar a la segunda columna.<\/p>\n\n\n\n<p>Despu\u00e9s se establece un periodo de tiempo cronometrado concreto (entre 5 y 10 minutos) y se deja que los asistentes den su opini\u00f3n acerca de ese tema. De esta forma se facilita un di\u00e1logo abierto y una conversaci\u00f3n sobre el asunto en cuesti\u00f3n. <\/p>\n\n\n\n<p>Para asegurar que todo el mundo ha expresado su opini\u00f3n, el facilitador puede invitar a aquellas personas m\u00e1s introvertidas a participar o limitar de forma respetuosa aquellas que est\u00e9n monopolizando la conversaci\u00f3n. Es importante <a href=\"https:\/\/www.scrummanager.com\/blog\/2022\/12\/resolucion-de-conflictos-en-una-retrospectiva\/\">no presionar a ning\u00fan asistente<\/a>, pero animar a aquellos que quiz\u00e1s est\u00e1n m\u00e1s reticentes. <\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Decisi\u00f3n<\/h3>\n\n\n\n<p>Cuando ha terminado el tiempo, el grupo puede votar para extender la discusi\u00f3n sobre el mismo tema. Este voto deber\u00eda hacerse de forma r\u00e1pida para agilizar la reuni\u00f3n. Por ejemplo: pulgar hacia arriba quienes quieran seguir debatiendo; pulgar hacia abajo quienes prefieran zanjar el tema.<\/p>\n\n\n\n<p>Si se contin\u00faa, pasados tres minutos se vuelve a votar de la misma forma. No deber\u00edan darse m\u00e1s de 5 minutos adicionales. De lo contrario, podemos caer en un bucle que nos consuma demasiado tiempo de reuni\u00f3n y que drene la energ\u00eda de los asistentes. <\/p>\n\n\n\n<p>Si se decide no continuar, el tema pasa a la tercera columna \u00abQu\u00e9 se ha debatido\u00bb y se contin\u00faa con el siguiente tema m\u00e1s votado. Este mismo proceso se repite hasta que la reuni\u00f3n termine.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Cierre<\/h3>\n\n\n\n<p>Es importante terminar la reuni\u00f3n haciendo un breve resumen de las tres columnas: qu\u00e9 temas quedan por debatir, cu\u00e1les est\u00e1n en proceso y cu\u00e1les han sido debatidos. En caso de que se necesite asignar responsables o hacer seguimiento de ciertos temas, este es el momento.<\/p>\n\n\n\n<p>Despu\u00e9s podemos agradecer a los asistentes su presencia y, finalmente, dar por concluida la reuni\u00f3n. <\/p>\n\n\n\n<p>Por \u00faltimo, es recomendable <strong>documentar<\/strong> los principales puntos discutidos y las decisiones tomadas. Toda la informaci\u00f3n debe estar <strong>disponible y visible para todos<\/strong> los participantes.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Cu\u00e1ndo y por qu\u00e9 usar Lean coffee<\/h2>\n\n\n\n<p>Lean coffee puede ser adecuada, por ejemplo, para las retrospectivas. Su estructura es muy similar a la de una retrospectiva y la forma en la que se desarrolla recuerda a algunas pr\u00e1cticas para retrospectivas como <em><a href=\"https:\/\/www.scrummanager.com\/bok\/index.php?title=Color_code_dots\">Color Code Dots<\/a><\/em> o <a href=\"https:\/\/www.scrummanager.com\/bok\/index.php?title=Mad_Sad_Glad\"><em>Mad, Sad, Glad<\/em><\/a>. Es una t\u00e9cnica que, como las retrospectivas, tiene una estructura simple y flexible, un enfoque colaborativo y participativo que fomenta la transparencia y la comunicaci\u00f3n. Es, adem\u00e1s, una t\u00e9cnica que puede adaptarse f\u00e1cilmente a las necesidades y din\u00e1micas espec\u00edficas de cualquier equipo.<\/p>\n\n\n\n<p>Estas caracter\u00edsticas tambi\u00e9n permiten usar esta t\u00e9cnica como una herramienta educativa. Si necesitamos resolver dudas de alg\u00fan tema sobre agilidad o scrum, pero no queremos que la clase se alargue demasiado, utilizar esta t\u00e9cnica puede ayudarnos. Podemos plantear rondas rel\u00e1mpago sobre dudas o conceptos b\u00e1sicos que los estudiantes necesiten entender y saber, antes de seguir avanzando con el temario.<\/p>\n\n\n\n<p>Sin embargo, aunque parece que esta forma de hacer reuni\u00f3n es v\u00e1lida para cualquier momento y situaci\u00f3n, tiene sus limitaciones:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>N\u00famero de participantes: <\/strong>dado que la reuni\u00f3n la organizan sus asistentes, funciona mejor con grupos de diez personas o menos. Por un lado, preparar y organizar este tipo de reuniones siempre es m\u00e1s f\u00e1cil con un menor n\u00famero de asistentes; por otro lado, con menos participantes aseguramos que todo el mundo tenga la oportunidad de hablar sin que la reuni\u00f3n se alargue demasiado.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Periodicidad:<\/strong> pueden usarse una sola vez para probar si nos encaja o no. Pero si queremos utilizarlas m\u00e1s a menudo, es recomendable ajustar los tiempos a las necesidades de nuestros equipos. Imponer una reuni\u00f3n del tipo que sea, puede conseguir lo opuesto a lo que buscamos: poca motivaci\u00f3n, menos ganas de colaborar y una baja participaci\u00f3n.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Encontrar un buen facilitador: <\/strong>no es un rol indispensable, pero para las primeras reuniones puede ser de utilidad. Es importante que la persona a la que se le asigne este rol sepa conducir una reuni\u00f3n. No tanto por los tiempos, sino por las personas poco participativas. Es decir, el facilitador debe ser respetuoso y consciente de c\u00f3mo afecta la presi\u00f3n a personas, por ejemplo, m\u00e1s introvertidas. No queremos generar un ambiente tenso. Por lo general, a m\u00e1s presi\u00f3n, menos participaci\u00f3n.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Si la reuni\u00f3n es <strong><em>online<\/em><\/strong>, podemos utilizar plataformas como <a href=\"https:\/\/miro.com\/es\/\">Miro<\/a>, que ofrecen plantillas para elaborar este tipo de reuniones. <\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Ventajas de usar Lean coffee<\/h3>\n\n\n\n<p>Este tipo de enfoques suelen tener buena acogida entre los equipos, principalmente porque todos los asistentes se sienten al mismo nivel: todos tienen voz y voto, todos pueden participar de igual manera. <\/p>\n\n\n\n<p>Lo mismo sucede a la hora de organizar la reuni\u00f3n: el enfoque colaborativo motiva mucho m\u00e1s. Si a ello le sumamos que es una reuni\u00f3n con tiempos marcados, resulta bastante m\u00e1s llamativa que una reuni\u00f3n que pueda eternizarse. <\/p>\n\n\n\n<p>En definitiva, este tipo de reuniones fomentan la colaboraci\u00f3n, la comunicaci\u00f3n y la participaci\u00f3n activa; pero, adem\u00e1s, permiten aprovechar el tiempo y los recursos de nuestros equipos. <\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\" \/>\n\n\n\n<p>Lean coffee es un m\u00e9todo diferente para organizar reuniones m\u00e1s colaborativas donde el foco est\u00e1 puesto en las conversaci\u00f3n y el di\u00e1logo abierto. Son los asistentes los que organizan la reuni\u00f3n y son quienes votan y deciden entre todos, los temas a debatir. \u00bfAlguna vez hab\u00e9is hecho reuniones con este enfoque? \u00bfCu\u00e1les han sido los resultados?<\/p>\n<!-- AddThis Advanced Settings generic via filter on the_content --><!-- AddThis Share Buttons generic via filter on the_content -->","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Lean coffee puede hacer tus reuniones m\u00e1s eficientes y colaborativas. 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