Gold Plating
Gold plating es un término que se utiliza para referirse a la práctica de agregar características innecesarias o excesivas a un proyecto o producto, más allá de lo que realmente se requiere para cumplir con los objetivos establecidos.
Descripción
Se trata de añadir elementos que no aportan valor real, pero que pueden aumentar los costes, el tiempo o la complejidad del proyecto sin un beneficio significativo.
Este fenómeno puede aparecer como consecuencia de las decisiones del equipo de desarrollo, que trata de añadir «valor extra» al proyecto. Sin embargo, este «valor extra» puede tener efectos negativos.
Motivaciones
Son diversas y pueden estar relacionadas con factores psicológicos, profesionales y organizacionales. Algunas de las más comunes pueden ser:
- Búsqueda de reconocimiento: las personas a veces creen que al agregar características o realizar mejoras no solicitadas, podrán demostrar su valía dentro del equipo o la organización.
- Perfeccionismo: algunas personas tienen una inclinación natural hacia el perfeccionismo. Esto puede llevarlos a invertir tiempo y recursos en detalles que no son esenciales para el éxito del proyecto.
- Temor a las críticas: algunas personas pueden optar por agregar más de lo necesario al proyecto en un esfuerzo por complacer a todos.
- Inseguridad profesional: los profesionales pueden sentirse inseguros sobre la calidad de su trabajo o su capacidad para cumplir con las expectativas del cliente o del equipo. Creen que recurrir al Gold Plating será una forma de demostrar su compromiso.
- Desconexión con el cliente o usuario final: cuando no existe una comprensión clara de las necesidades y prioridades del cliente o usuario final. En estos casos es habitual asumir lo que creemos que el cliente o el usuario final desea.
- Presión interna: la cultura organizacional puede ejercer presión sobre los empleados para que «vayan más allá», sin tener claro qué significa eso exactamente.
- Falta de orientación y objetivos claros: puede llevar a los equipos a buscar su propio camino y tomar decisiones sin contar con el resto.
Consecuencias
Las consecuencias pueden ser perjudiciales tanto para proyectos como para negocios. Algunas de ellas son:
- Aumento de costos: cada característica adicional o mejora no solicitada requiere tiempo, recursos y esfuerzo para su implementación. El presupuesto puede desbordarse y deberán asignarse más recursos de lo inicialmente planeado.
- Retrasos: puede ralentizar significativamente el progreso del proyecto. Se generan retrasos en la entrega y puede descender la satisfacción del cliente y la competitividad del producto o proyecto en el mercado.
- Desperdicio de recursos: el tiempo, el esfuerzo y los recursos invertidos no aportan valor al producto. Se genera un impacto negativo en la eficiencia operativa y en la rentabilidad de la organización.
- Satisfacción del cliente comprometida: los clientes pueden sentir que se han gastado recursos en elementos que no se alinean con sus necesidades y expectativas reales. De esta forma, la confianza del cliente en la organización se ve perjudicada.
- Complejidad innecesaria: cada característica adicional agrega complejidad al proyecto, lo que puede dificultar la gestión y el mantenimiento a largo plazo.
Estrategias para evitarlo
1. Establecer requisitos claros
Se debe definir y documentar claramente los requisitos del proyecto desde el principio. Estos requisitos deben ser específicos, medibles y alineados con las necesidades del cliente o los interesados.
2. Comunicación abierta y frecuente
Es importante mantener una comunicación constante con los interesados y el cliente durante todo el ciclo del proyecto. Por ejemplo, a través de reuniones regulares con el cliente.
3. Establecer un alcance claro
Es fundamental definir y documentar el alcance del proyecto, especificando qué está incluido y qué no lo está.
4. Priorización de requisitos
Puede ser útil usar técnicas de priorización para clasificar los requisitos en función de su importancia y valor para el proyecto.
5. Seguir una metodología de gestión de proyectos
Podemos adoptar una metodología de gestión de proyectos, como Scrum o Kanban. Estas metodologías se centran en la entrega de valor de manera iterativa, lo que ayuda a evitar el Gold Plating.
6. Control de cambios
Otra estrategia es implementar un proceso de control de cambios. Este debe requerir la aprobación y documentación adecuada antes de realizar modificaciones al alcance del proyecto.
7. Retrospectivas
Son una herramienta muy valiosa que pueden ayudarnos a detectar y trabajar en las motivaciones detrás del Gold Plating.
Durante estas reuniones, los miembros del equipo pueden identificar y discutir abiertamente motivaciones como la búsqueda de reconocimiento, el perfeccionismo, el temor a las críticas y la inseguridad profesional. Se pueden establecer objetivos de mejora específicos: fomentar la colaboración, definir límites de perfección y mejorar la comunicación con los interesados y el cliente.
Ejemplo
El equipo de desarrollo de TechSolutions está progresando en el proyecto y cumple con los plazos establecidos. Sin embargo, un miembro del equipo, Jaime, sugiere la adición de una función adicional de "generación de informes personalizados" que permitiría a los usuarios crear informes altamente personalizados basados en sus datos de proyecto.
A pesar de que esta función no estaba incluida en los requisitos acordados con el cliente, Jaime argumenta que esta característica podría ser una ventaja competitiva para la aplicación y que impresionaría a los usuarios finales.
El problema es que añadir esta nueva característica supondría un aumento en los costes, retrasos y comprometería la satisfacción del cliente. Al cliente no le satisfacen los retrasos y los costos adicionales, ya que esta función no era esencial para sus necesidades básicas de gestión de proyectos.