Marco de trabajo Cynefin: dominios, dinámicas y zonas liminales

El marco de trabajo Cynefin es un modelo conceptual utilizado para ayudar en la toma de decisiones y la gestión de la complejidad. Se compone de cinco dominios, pero también de dinámicas y zonas liminales.

Exploramos cómo se interrelacionan sus dominios, cómo saber en qué dominio nos encontramos y si podemos utilizar este marco en agilidad. ¿Habéis trabajado alguna vez siguiendo este marco? ¡Contádnos en comentarios vuestras experiencias!

Qué es Cynefin

Cynefin es un marco de trabajo conceptual que fue desarrollado a principios de los 2000 por Dave Snowden para ayudar a las personas y organizaciones a tomar decisiones eficaces.

El término «Cynefin» procede de una palabra galesa que hace referencia a la idea de «lugar de pertenencia» o «hábitat», y se utiliza para describir la relación evolutiva entre los seres humanos y su entorno. Es decir, podemos tomar decisiones más eficaces al comprender la complejidad de los contextos y situaciones en los que nos encontramos.

El marco Cynefin se distingue por categorizar los problemas y desafíos en cinco dominios, basados en la naturaleza de la relación causa-efecto. Esta categorización permite identificar cómo debemos responder ante diferentes situaciones.

Los cinco dominios de Cynefin

Cada dominio representa una situación o entorno, cada uno con un nivel distinto de complejidad y previsibilidad en la relación causa-efecto. Estos dominios guían a las organizaciones sobre qué tipo de prácticas o enfoques son más adecuados para abordar los desafíos o problemas específicos que enfrentan dentro de esos contextos.

Por lo general, a cada dominio se le asocia un color, aunque con el tiempo los colores han variado de la versión original:

1. Claro (antes Simple): a menudo representado por el color blanco o amarillo.
2. Complicado: frecuentemente asociado con el color azul.
3. Complejo: comúnmente representado por el color verde.
4. Caótico: usualmente asociado con el color rojo.
5. Desorden: a menudo se representa con el color gris.

Los colores ayudan a visualizar y recordar la naturaleza de cada dominio, facilitando la discusión y el análisis dentro del marco Cynefin. Es decir, son una herramienta visual para simplificar y facilitar la comunicación alrededor del marco.

Simple (Obvio)

Representa un entorno en el que las relaciones causa-efecto son obvias para todo el mundo.

En este tipo de entornos se aplican las mejores prácticas, es decir, procedimientos estándar y reglas bien establecidas que han demostrado ser efectivas y eficientes en este tipo de situaciones. Dicho de otro modo, las mejores prácticas son soluciones conocidas.

Procedimientos operativos en un restaurante, como lavarse las manos antes de manipular alimentos. La relación causa-efecto es clara: lavarse las manos previene la contaminación de los alimentos. La solución es directa y puede seguirse mediante reglas o instrucciones simples.

Complicado

Representa un entorno en el que es necesario un análisis o conocimiento experto para resolver problemas.

En este dominio se buscan buenas prácticas: aquellas recomendadas por expertos basadas en su conocimiento y experiencia. Implican análisis o intervención de expertos para entender la relación causa-efecto, que no es inmediatamente aparente pero es descifrable.

El desarrollo de un nuevo software, por ejemplo, requiere la aplicación de conocimientos especializados, y aunque la relación entre causa y efecto puede ser determinada, esto requiere análisis y habilidades específicas. Los ingenieros y desarrolladores analizan el problema, aplican metodologías y utilizan su experiencia para crear una solución eficaz.

Complejo

Representa un entorno en el que la relación causa-efecto se comprende solo en retrospectiva. No hay respuestas inmediatas, y se necesitan enfoques que permitan experimentar e interactuar para encontrar soluciones.

Por tanto, en este dominio se buscan prácticas emergentes: soluciones que surgen a través de la experimentación y la interacción dentro del sistema.

Por ejemplo, gestionar la dinámica de un equipo de trabajo. Las interacciones humanas y la moral del equipo son impredecibles y la relación causa-efecto solo se comprende en retrospectiva. La solución surge a través de la experimentación: probar diferentes enfoques de liderazgo o fomentar la comunicación para ver qué mejora la colaboración y el rendimiento del equipo.

Caótico

Representa un entorno en el que no hay relaciones causa-efecto claras. Esto genera urgencia y acción inmediata.

Para ello se utilizan prácticas novedosas: acciones inmediatas y experimentales tomadas para establecer el orden y pasar a un dominio donde se pueda aplicar un análisis más estructurado. Aquí, la innovación y la creatividad son clave.

Sería la respuesta inmediata a una crisis, como un desastre natural. En estas situaciones, no hay tiempo para analizar la relación causa-efecto; la prioridad es actuar para establecer el orden. Por ejemplo, los equipos de rescate trabajan para salvar vidas sin poder determinar previamente las mejores prácticas.

Desorden

Representa un estado de confusión donde no está claro en qué dominio se está operando. Actúa como una llamada de atención para diagnosticar la situación correctamente y moverse hacia el dominio correspondiente.

Una organización enfrenta una caída repentina en las ventas sin una razón aparente. No está claro si el problema es simple (un cambio en el precio de los competidores), complicado (cambios en el comportamiento del consumidor), complejo (una combinación de factores del mercado) o caótico (un evento disruptivo en la industria). Se necesita un diagnóstico para identificar el dominio correcto antes de decidir la estrategia a seguir.

Desarrollo y uso de Cynefin

1. Diagnóstico de situaciones: se trata de identificar el dominio en el que encaja nuestra situación particular para poder aplicar un tipo de prácticas y tomar decisiones de forma más efectiva. Esto supone analizar la naturaleza de la relación causa-efecto y el grado de certidumbre o incertidumbre.
2. Selección de estrategias: una vez identificado el dominio, Cynefin orienta sobre el tipo de estrategias o enfoques que son más efectivos. Por ejemplo:
   • en dominios simples, se pueden aplicar mejores prácticas;
   • en dominios complicados, se requiere análisis experto;
   • en dominios complejos, se promueve la experimentación y la adaptación;
   • y en situaciones caóticas, se necesitan acciones rápidas y decisivas.
3. Adaptación y aprendizaje: las organizaciones deben estar preparadas para transitar entre dominios a medida que cambian las circunstancias o se obtiene nueva información, ajustando sus enfoques y estrategias en consecuencia.

¿Cómo saber en qué dominio estamos?

Identificar correctamente el dominio es crucial para aplicar el enfoque más efectivo para la toma de decisiones y la gestión de problemas. Para ello, se pueden utilizar preguntas, indicadores o herramientas.

Indicadores y preguntas clave

Simple

• Relación causa-efecto: es obvia para todos.
• Posibles preguntas: ¿Podemos aplicar una regla o una mejor práctica conocida? ¿La situación se entiende y es predecible?
• Indicadores: la situación se maneja bien con reglas, procedimientos o políticas establecidas.

Complicado

• Relación causa-efecto: requiere analizar y/o aplicar conocimientos expertos para ser entendida.
• Posibles preguntas: ¿Necesitamos expertos para analizar o descomponer el problema? ¿Hay varias formas correctas de abordar esta situación?
• Indicadores: las soluciones no son inmediatamente obvias. Se necesita conocimiento especializado, pero pueden ser resueltas a través del análisis.

Complejo

• Relación causa-efecto: solo se puede determinar en retrospectiva.
• Posibles preguntas: ¿La situación es predecible? ¿Necesitamos experimentar?
• Indicadores: las soluciones surgen de la experimentación. No hay respuestas correctas, se necesita adaptación y aprendizaje son clave.

Caótico

• Relación causa-efecto: en el momento de la acción no se ven posibles soluciones.
• Posibles preguntas: ¿Se requiere una acción inmediata? ¿Las circunstancias son tan turbulentas que cualquier acción es mejor que ninguna?
• Indicadores: la acción rápida para establecer estabilidad es prioritaria. La planificación y el análisis detallado no son posibles debido a la urgencia de la situación.

Desorden

• Relación causa-efecto: no está claro porque no sabemos en qué dominio estamos.
• Posibles preguntas: ¿Estamos confundidos sobre cómo proceder? ¿No tenemos clara la naturaleza del problema?
• Indicadores: no está claro ni hay consenso sobre qué enfoque tomar. Es necesario realizar un diagnóstico adicional para moverse hacia otro dominio.

Posibles herramientas

Podemos utilizar talleres o reuniones para explorar y entender la naturaleza de los problemas y situaciones. Durante estos, se pueden observar patrones en datos o comportamientos que nos den indicios sobre la complejidad de la situación.

También puede ser útil utilizar el marco de Cynefin para mapear situaciones y decisiones. Aunque en contextos complejos, las mejores herramientas son la experimentación y la retroalimentación. Pueden revelar qué intervenciones son efectivas, ayudando a identificar la naturaleza de las relaciones causa-efecto.

Dinámicas del marco de trabajo Cynefin

Las dinámicas en el marco de trabajo Cynefin describen cómo las situaciones pueden moverse entre los cinco dominios en respuesta a cambios en el conocimiento, la percepción, las acciones tomadas o cambios en el entorno. Estos movimientos son cruciales porque requieren que los individuos y organizaciones adapten sus enfoques de toma de decisiones y acción.

Como ocurre con los dominios, a las dinámicas también se les han asociado colores y se han dado distintas interpretaciones. Aunque el enfoque está más en comprender el cambio en la naturaleza de las relaciones causa-efecto y en la adaptabilidad requerida, en lugar de asociar estos movimientos con colores específicos.

1. Del Simple al Complicado y viceversa

• Simple a Complicado: cuando una situación ya se había comprendido, pero comienza a presentar elementos desconocidos o requiere de conocimiento especializado.
• Complicado a Simple: a través del análisis, lo que era complicado puede volverse simple. Esto sucede cuando se descubre o se desarrolla una solución que simplifica la situación, permitiendo que las decisiones y acciones se basen en mejores prácticas establecidas.

2. Del Complicado al Complejo y viceversa

• Complicado a Complejo: cuando el análisis de expertos revela que no hay una única solución correcta o que el problema es más incierto de lo esperado. Esto requiere un enfoque de prueba y error para encontrar soluciones emergentes.
• Complejo a Complicado: después de experimentar, puede haber un patrón de éxito que hace más clara la relación causa-efecto. En este punto, se pueden aplicar análisis y conocimientos especializados para gestionar la situación de manera más predecible.

3. Del Complejo al Caótico

Si las respuestas que surgen en el dominio Complejo no se gestionan adecuadamente o si se subestima la incertidumbre, una situación puede caer en el caos. Esto puede suceder, por ejemplo, cuando una crisis inesperada desestabiliza completamente el entorno, requiriendo acciones inmediatas sin la posibilidad de un análisis detallado.

4. Del Caótico al Simple/Complicado

Una vez que se logra estabilizar una situación caótica, es posible moverse directamente a un dominio Claro o Complicado. Para ello hay que aplicar soluciones conocidas o realizar análisis para restablecer el orden y la previsibilidad.

5. Movimiento hacia y desde el Desorden

• Hacia el Desorden: cuando no se comprende bien el problema, impidiendo la identificación de estrategias efectivas de respuesta.
• Desde el Desorden: se trata de moverse hacia otro de los cuatro dominios para una gestión más efectiva. Para ello es necesario diagnosticar correctamente la naturaleza de una situación y reconocer las señales.

El marco Cynefin destaca la importancia de reconocer que no todos los problemas se pueden abordar de la misma manera y que la naturaleza de un problema puede cambiar con el tiempo. Las dinámicas entre los dominios muestran cómo las situaciones pueden evolucionar o cómo se pueden reinterpretar con nueva información o cambios en el entorno.

Estas dinámicas no se limitan a secuencias lineales o transiciones unidireccionales; en la práctica, las organizaciones pueden encontrar que las situaciones se mueven en varias direcciones entre los dominios. La capacidad de diagnosticar rápidamente la naturaleza cambiante de los problemas y ajustar los enfoques es una habilidad crítica que Cynefin busca desarrollar.

Zonas liminales del marco de trabajo Cynefin

Las zonas liminales son las áreas de transición entre los distintos dominios. Representan umbrales o estados intermedios donde la naturaleza de los problemas, las respuestas y las intervenciones pueden no estar completamente claras.

Las zonas liminales son importantes porque representan puntos críticos en los que pequeños cambios en la información, la percepción o el entorno pueden requerir un cambio significativo en la estrategia o enfoque.

En estas zonas, se busca:

• Reflexionar y reevaluar sobre la naturaleza de los problemas y las estrategias de intervención.
• Experimentar, especialmente en la transición de lo Complicado a lo Complejo. Se trata de explorar soluciones potenciales y aprender a través de la iteración y el feedback.
• Adaptarse: estas zonas requieren una alta capacidad de adaptación. Las organizaciones deben estar preparadas para moverse entre diferentes enfoques, basándose en el contexto y el aprendizaje.

Por ejemplo, la zona liminal entre lo Complicado y lo Complejo es una zona crítica. En este punto las organizaciones tratan de determinar si un problema puede ser resuelto mediante análisis (Complicado) o si necesita enfoques adaptativos (Complejo). Aquí, la experimentación y el aprendizaje son clave.

¿Cómo gestionarlas?

Para gestionar efectivamente las zonas liminales, las organizaciones deben:

• Identificar el contexto: es importante estar atento a las señales que indican un cambio en la naturaleza de los problemas o desafíos.
• Fomentar la flexibilidad y adaptabilidad: deben potenciar su habilidad para cambiar rápidamente de enfoque o estrategia en respuesta a nueva información o cambios en el entorno.
• Promover una cultura de aprendizaje: para facilitar los puntos anteriores, es importante crear un entorno en el que la experimentación, el fracaso y el aprendizaje continuo sean valorados y utilizados para decisiones futuras.

¿El marco de trabajo Cynefin es ágil?

Aunque el marco de trabajo Cynefin no es en sí mismo una metodología ágil, se complementa muy bien con prácticas ágiles. Puede ayudar a los equipos y organizaciones ágiles a entender mejor el contexto de sus proyectos y desafíos, permitiéndoles seleccionar y adaptar sus prácticas ágiles más efectivamente.

1. Comprensión del contexto: Cynefin permite diagnosticar y entender la complejidad del entorno de un proyecto. Esto puede ayudar a los equipos ágiles a decidir cuándo aplicar diferentes prácticas ágiles o adaptar su enfoque según la naturaleza del trabajo.
2. Mejora de la adaptabilidad: proporciona un marco para identificar cuándo es necesario cambiar de enfoque debido a cambios en el entorno o en la comprensión del problema.
3. Gestión de riesgos y respuesta a crisis: puede guiar a los equipos ágiles en la toma de decisiones rápidas y efectivas para estabilizar la situación antes de buscar soluciones más sostenibles.
4. Fomento de la experimentación: en los dominios complejos, Cynefin respalda la mentalidad ágil de aprender haciendo, probar pequeñas intervenciones, y adaptar basándose en los resultados.
5. Integración con retrospectivas y aprendizaje continuo: puede enriquecer las retrospectivas ágiles al ofrecer un lenguaje y una estructura para analizar desafíos y experiencias pasadas. Esto puede mejorar el aprendizaje continuo y la mejora de procesos dentro de los equipos ágiles.

En definitiva, este marco de trabajo trata de proporcionar claridad y dirección en entornos complejos, más que en la implementación de un conjunto específico de prácticas. Se complementa bien con metodologías ágiles y puede ser integrado en diversos enfoques de gestión y toma de decisiones para mejorar la adaptabilidad y eficacia.

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El marco de trabajo Cynefin puede ser una herramienta útil para abordar la complejidad y fomentar la adaptabilidad en la toma de decisiones y gestión de proyectos. Este marco no solo nos ayuda a comprender la complejidad de nuestro entorno, sino que también guía nuestras acciones para enfrentarlo con éxito.

¿Habéis utilizado el marco de trabajo Cynefin en vuestros proyectos o en la toma de decisiones? ¡Contádnoslo en los comentarios!