Es probable que al introducir «sprint retrospective» (o «retrospectiva de sprint”) en cualquier buscador nos llueva gran cantidad de información sobre qué es y para qué sirve. Sabemos que es una reunión que se realiza al completar un sprint para mejorar la productividad, capacidad y la calidad de un proyecto en Scrum. Conocemos su estructura y que ésta importa. Pero, ¿cómo se diseña?
Teniendo en cuenta la importancia de cada fase, en este post os ofrecemos un ejemplo sobre la preparación previa de la retrospectiva y un ejemplo en forma de guión para su puesta en práctica.
¿Habéis preparado alguna retrospectiva? ¿Cómo ha sido la experiencia? ¿Le daríais algún consejo a Lucía? ¿Tenéis vuestro propio guión? Contádnoslo en los comentarios.
Ejemplo práctico: preparación de una retrospectiva de sprint (sprint retrospective)
Lucía trabaja en una empresa de software y, por primera vez, está liderando una retrospectiva con el equipo con el que lleva trabajando varios sprints. Es un equipo con unos acuerdos de trabajo ya establecidos y con unos valores marcados.
El último sprint ha durado una semana. Para preparar la reunión, Lucía decide hacer una lista de preguntas sobre las que investigar:
- ¿Cuál es la situación del equipo?
- ¿Quién va a asistir?
- ¿Cuál es el objetivo?
- ¿Cuánto tiempo? ¿Dónde?
- ¿Cómo se estructura?
- ¿Qué actividades son las apropiadas?
¿En qué situación se encuentra el equipo?
Después de un par de charlas con miembros del equipo y un periodo de observación en la zona de trabajo, Lucía confirma lo que ya sabía: la situación del equipo no es positiva. Existe cierta tensión por el poco éxito del sprint anterior y los valores y acuerdos de trabajo no se están cumpliendo. Tiene que preparar bien la reunión para evitar conflictos.
¿Quién va a asistir a la reunión?
Lucía sabe que todo el equipo debe asistir a la retrospectiva.
¿Cuál es el objetivo?
Lucía cree que lo más prioritario es revisar los acuerdos de trabajo y los valores. El mal ambiente entre algunos miembros está contaminando el trabajo de otros y frenando el desarrollo.
¿De qué tiempo y espacio se dispone?
Este nivel de conflicto también condiciona el tiempo de la retrospectiva y el espacio. Decide una duración de dos horas, por si hubiera imprevistos, y busca un lugar distinto para realizarla. El entorno habitual está demasiado viciado, y quizá un cambio de ambiente ayude a aliviar la tensión y propicie un cambio de perspectivas. Elige una sala no muy grande y dispone las mesas en semicírculo para favorecer la complicidad, con espacio suficiente para los apoyos visuales del equipo.
¿Cómo va a estructurarse?
Recordemos que es la primera vez que Lucía va a liderar una retrospectiva, pero no es su primera vez formando parte de una. Se ha dado cuenta de que se sigue una estructura, pero investiga y pide consejo para asegurarse. Determina cinco fases y tiempo para cada una de ellas:
| Fase 1 | 6 minutos |
| Fase 2 | 40 minutos |
| Fase 3 | 25 minutos |
| Fase 4 | 20 minutos |
| Fase 5 | 12 minutos |
| Tiempo entre actividades | 17 minutos |
| Total | 120 minutos |
¿Qué actividades son las apropiadas?
Aunque Lucía va a elegir las actividades mientras elabora el guión, decide hacer antes una criba. Sabe que tiene que tener en cuenta el objetivo, el contexto y los gustos del equipo. Por ejemplo, las actividades como The hero’s journey quedan descartadas porque su equipo no es muy aficionado a la fantasía. Puede que no se tomen la actividad en serio.
Ejemplo práctico: guión de la retrospectiva
Ahora que Lucía ya tiene toda la información necesaria, empieza a elaborar un guión fase a fase. En este guión incluye toda la información recopilada y las fases punto por punto.
Fecha, sprint y duración
22/11/2022. 4º sprint. Duración aproximada de 120 minutos.
Espacio y lista de participantes
Sala J.
Todo el equipo debe asistir.
Objetivo
Revisar los acuerdos de trabajo y los valores del equipo.
Observaciones
Hay frustración y descontento por los resultados del sprint anterior. Existen fallos y muchos señalan a una sola persona por ser la única que se está encargando de esas tareas en concreto.
Estructura
| Primera fase: preparar el terreno (6 minutos) |
| – Dar la bienvenida al equipo. – Dejar claro el objetivo de la retrospectiva y su duración. – Check-in. |
| Segunda fase: recopilar datos (40 minutos) |
| – Timeline. – Color Code Dots. |
| Tercera fase: crear conocimientos (25 minutos) |
| – Learning Matrix. |
| Cuarta fase: tomar decisiones (20 minutos) |
| – Short Subjects. |
| Quinta fase: cierre de la retrospectiva (12 minutos) |
| – Helped, Hindered, Hypothesis. – Appreciations. – Agradecimiento al equipo por su trabajo y compromiso. – Retrospección. ¿Se ha conseguido el objetivo? ¿Cómo ha respondido el equipo? ¿Cómo he respondido yo? |
Selección de actividades
Las actividades que se han seleccionado para este caso práctico aparecen en cursiva en cada fase de la estructura.
Para ampliar la información podéis acudir al Body of Knowledge de Scrum Manager, donde encontraréis dinámicas para las retrospectivas:
Plantilla PDF para preparar retrospectivas
La preparación de una retrospectiva de sprint o sprint retrospective lleva su tiempo. No obstante, cuantas más se preparen, menos tiempo llevará crearlas más adelante. Si, como Lucía, no estáis habituados a llevar a cabo este tipo de reuniones, os dejamos una plantilla en el siguiente enlace:
Si queréis ampliar la información y saber cómo preparar una sprint retrospective o retrospectiva de sprint fase a fase, estad atentos al blog.
Son buenos consejos. Gracias por compartir!