Los agile contracts o contratos ágiles no son un único tipo de contrato específico. Según algunos autores, lo que les define es el compromiso entre cliente y empresa en pos de un objetivo abierto y un alcance variable. No obstante, otros autores como Andreas Opelt y Boris Gloger consideran que los contratos ágiles suponen una evolución natural de los contratos tradicionales; es decir, que es posible elaborarlos dentro de un marco legal tradicional.
Entonces, ¿qué son los contratos ágiles? ¿Cuál es su objetivo?
Si habéis tenido experiencias con este modelo de contrato u os suscitan algún tipo de duda, contádnoslo en los comentarios.
Agile Contract vs. Contrato tradicional
La mayor diferencia entre estos tipos de contrato se da en la relación entre coste, tiempo y alcance. Los contratos tradicionales tienen un alcance fijo, un plan en base al que se estiman el coste y el tiempo. Se basan en lo que se conoce como el «triángulo de hierro» en gestión de proyectos tradicional. Los esquemas ágiles, en cambio, invierten el triángulo y se centran en generar valor, porque el alcance del proyecto puede cambiar.
Por esta razón los contratos tradicionales más típicos son los contratos de precio fijo y los contratos de tiempo y materiales.
Desventajas de los contratos tradicionales
Las ventajas de los contratos tradicionales varían en función de muchos factores, y pueden ser la mejor opción en proyectos dentro de industrias con un mercado estable, por ejemplo. No obstante, cuando se quiere trabajar de forma ágil encontramos que tienen algunas desventajas:
- No se incentiva por resultados: en estos contratos el proveedor tiene pocos motivos para terminar antes o con costes bajos. Esto tiene dos consecuencias: disuade la mejora continua y genera desconfianza entre las partes. Porque cuando surgen cambios o imprevistos durante el desarrollo, si el precio es fijo sale perdiendo el proveedor; y si es un contrato de tiempo y materiales, sale perjudicado el cliente.
- Erosiona el valor del producto: en este tipo de contratos se pretende planificar en detalle desde el principio, prestando mucha atención a los procesos. Como consecuencia, los requisitos se vuelven rígidos y el cliente puede no conseguir lo que de verdad necesita. Ante los cambios, el cliente querrá ceñirse a lo acordado, resultando en horas y esfuerzo perdidos. A su vez, los proveedores verán las posibilidades de innovación limitadas y esto generará conflictos.
- Desmotiva al cambio: al ser contratos tan cerrados, los cambios tienden a evitarse. Su aparición genera riesgos, pues pueden aumentar los costes y desviar la dirección del alcance (scope creep). Por tanto, ni proveedor ni cliente buscan el cambio. No se arriesga, no se aprende, y responder a las condiciones del mercado cuando éstas cambian es difícil.
Desventajas de los agile contracts
En los contratos ágiles el triángulo de hierro no sirve: debe estar abierto al cambio. Para que un contrato pueda considerarse «ágil» su alcance debe ser variable.
Este tipo de acuerdo es novedoso y menos frecuente, lo cual trae otras desventajas:
- Desconfianza inicial: el cliente desconoce qué es agile. La sensación de control se desvanece ante la posibilidad de cambios.
- La competencia no es ágil: dada la desconfianza inicial, el cliente puede buscar proveedores afines a su forma de trabajar. En esta situación, un proveedor ágil puede caer en el error de intentar competir utilizando estrategias erróneas. Por ejemplo, aceptar una fecha de entrega cerrada sabiendo que no va a cumplirse para posicionarse por encima de los demás.
- Se comparte desarrollo con proveedores no ágiles: a veces el cliente trabaja con varios proveedores, y en estos casos pueden surgir problemas de compatibilidad por la forma de trabajar.
- Riesgo alto: si el cliente considera que el riesgo es alto, aunque compartido, puede intentar que el proveedor asuma la mayor parte.
- Mala comunicación proveedor-cliente: el cliente en este tipo de proyectos debe estar totalmente comprometido y colaborar de manera directa con el proveedor, de lo contrario aumentan los riesgos.
Ventajas de los agile contracts
- Se satisface el propósito básico de un contrato legal: cubrirse las espaldas. Al utilizar un contrato ágil, los cambios forman parte del desarrollo. Ser conscientes de ello evita sorpresas desagradables. Dejar claro en el contrato, por ejemplo mediante cláusulas, qué alternativas hay ante X situaciones, evita discusiones y posibles rupturas en la colaboración cliente-proveedor.
- Se aumenta la velocidad sin perjudicar al proveedor: al trabajar de forma ágil, con comunicación frecuente y directa y un contrato con los incentivos adecuados, los problemas se solucionan más rápido y se genera valor antes. Al reducir el tiempo en el desarrollo, se puede innovar y el producto puede comercializarse antes, posicionando al proveedor por encima de sus competidores.
- Permite los cambios sin elevar los costes: en los contratos ágiles deberían especificarse formas de comunicación constante y directa con el cliente para poder ir incorporando cambios sobre la marcha. Esto permite ir modificando todo aquello que el cliente desea sin esperar al final del proyecto. De esta forma, se abaratan los costes y se consigue un producto realmente valioso para el cliente.
- Se potencia la creatividad del socio contractual: la flexibilidad de este tipo de contratos mejora la toma de decisiones y da mayor margen de maniobra para aplicar soluciones innovadoras y experimentar.
Cómo elaborar un agile contract
Para elaborar un contrato ágil entran en juego muchos factores. No existen unas pautas mágicas que seguir. A cada proyecto, a cada cliente y a cada proveedor le encaja más o menos un tipo de contrato u otro. De hecho, los modelos de agile contracts son muy variados: desde añadir cláusulas Money for Nothing y Change for free hasta reconvertir contratos tradicionales en ágiles. Existen el contrato ágil a precio fijo y el contrato ágil por tiempo y material (con variaciones).
Podemos extraer de todos ellos algunos factores comunes para hablar de lo que se busca con ellos y qué es lo más aconsejable. Independientemente del tipo de contrato, es importante recordar seis principios fundamentales:
Si es nuestro primer contrato ágil, lo ideal es buscar la sencillez. Aunque lo más probable es que sufra modificaciones y haya que añadir tantas cláusulas como situaciones problemáticas puedan darse para proteger tanto al proveedor como al cliente. En todo caso es importante contar siempre con asistencia legal profesional.
Para ampliar la información acerca de los agile contracts, permaneced atentos al blog. Si tenéis dudas concretas podéis dejar un comentario y trataremos de resolverlas en futuras publicaciones.