El Gold Plating es un fenómeno que a menudo se relaciona con el Scope Creep: ambos pueden afectar negativamente a nuestros proyectos. En este artículo, exploramos en qué consiste el Gold Plating, sus consecuencias y estrategias para evitarlo.
¿Alguna vez vuestros proyectos se han visto afectados por este fenómeno? ¿Qué medidas habéis tomado? Contádnoslo en los comentarios.
Gold Plating: definición y origen
El Gold Plating es una práctica que se refiere a la tendencia de agregar características innecesarias o no solicitadas a un proyecto o producto, a menudo a expensas de la eficiencia y la funcionalidad real.
El término se originó en el campo de la ingeniería de software, pero a día de hoy se ha extendido a otros campos como la gestión de proyectos. Su significado «bañado en oro» compara la idea de aplicar una capa de oro adicional a un objeto para embellecerlo, con adornar excesivamente un proyecto.
Motivaciones detrás del Gold Plating
Son diversas y pueden estar relacionadas con factores psicológicos, profesionales y organizacionales. Algunas de las más comunes pueden ser:
- Búsqueda de reconocimiento: las personas a veces creen que al agregar características o realizar mejoras no solicitadas, podrán demostrar su valía dentro del equipo o la organización.
- Perfeccionismo: algunas personas tienen una inclinación natural hacia el perfeccionismo. Esto puede llevarlos a invertir tiempo y recursos en detalles que no son esenciales para el éxito del proyecto.
- Temor a las críticas: para evitar posibles críticas, algunas personas pueden optar por agregar más de lo necesario al proyecto en un esfuerzo por complacer a todos.
- Inseguridad profesional: los profesionales pueden sentirse inseguros sobre la calidad de su trabajo o su capacidad para cumplir con las expectativas del cliente o del equipo. Creen que recurrir al Gold Plating será una forma de demostrar su compromiso.
- Desconexión con el cliente o usuario final: esto es habitual en proyectos donde el equipo de desarrollo o la organización no tienen una comprensión clara de las necesidades y prioridades del cliente o usuario final. En estos casos es habitual asumir lo que creemos que el cliente o el usuario final desea.
- Presión interna: en algunos casos, la cultura organizacional puede ejercer presión sobre los empleados para que «vayan más allá», sin tener claro qué significa eso exactamente.
- Falta de orientación y objetivos claros: no tener objetivos claros ni requisitos bien definidos en un proyecto puede llevar a los equipos a buscar su propio camino y tomar decisiones sobre qué agregar o mejorar.
Estas motivaciones no son beneficiosas y pueden traer consecuencias negativas.
Consecuencias del Gold Plating
Las consecuencias pueden ser perjudiciales tanto para proyectos como para negocios. Algunas de ellas son:
- Aumento de costos: cada característica adicional o mejora no solicitada requiere tiempo, recursos y esfuerzo para su implementación. El presupuesto puede desbordarse y deberán asignarse más recursos de lo inicialmente planeado.
- Retrasos: puede ralentizar significativamente el progreso del proyecto. Se generan retrasos en la entrega y puede descender la satisfacción del cliente y la competitividad del producto o proyecto en el mercado.
- Desperdicio de recursos: el tiempo, el esfuerzo y los recursos invertidos no aportan valor al producto. Se genera un impacto negativo en la eficiencia operativa y en la rentabilidad de la organización.
- Satisfacción del cliente comprometida: los clientes pueden sentir que se han gastado recursos en elementos que no se alinean con sus necesidades y expectativas reales. De esta forma, la confianza del cliente en la organización se ve perjudicada.
- Complejidad innecesaria: cada característica adicional agrega complejidad al proyecto, lo que puede dificultar la gestión y el mantenimiento a largo plazo.
Estrategias para evitarlo
Tal y como ocurre con el Scope Creep, el Gold Plating es un fenómeno que puede evitarse gracias a la agilidad:
1. Establecer requisitos claros
Se debe definir y documentar claramente los requisitos del proyecto desde el principio. Estos requisitos deben ser específicos, medibles y alineados con las necesidades del cliente o los interesados.
En un proyecto de desarrollo de software para una aplicación de gestión de tareas, se acordaron claramente los requisitos: capacidad de crear tareas, establecer fechas de vencimiento y prioridades. A medida que avanzaba el proyecto, un desarrollador sugirió agregar una función de chat interno para la comunicación entre usuarios. Sin embargo, como esta característica no estaba dentro de los requisitos acordados, se decidió mantener el enfoque en las funcionalidades principales para no aumentar los costos ni los plazos del proyecto.
2. Comunicación abierta y frecuente
Es importante mantener una comunicación constante con los interesados y el cliente durante todo el ciclo del proyecto. Por ejemplo, a través de reuniones regulares con el cliente.
En un proyecto de diseño de un edificio comercial, se programaron reuniones regulares con el cliente para revisar los avances y los diseños. Durante una de estas reuniones, el cliente expresó el deseo de agregar un vestíbulo más grande para impresionar a los visitantes. Se discutió en detalle cómo esto afectaría el presupuesto y el cronograma, y se llegó a un acuerdo conjunto para mantener el diseño original y evitar un Gold Plating innecesario.
3. Establecer un alcance claro
Es fundamental definir y documentar el alcance del proyecto, especificando qué está incluido y qué no lo está.
En un proyecto de desarrollo de un sitio web, se documentó un alcance que especificaba las secciones del sitio, las funcionalidades y el diseño. A medida que avanzaba el proyecto, algunos miembros del equipo sugirieron agregar animaciones y efectos visuales complejos. Sin embargo, dado que el alcance original se había definido claramente, estas ideas se descartaron para mantener el proyecto dentro del presupuesto y los plazos establecidos.
4. Priorización de requisitos
Puede ser útil usar técnicas de priorización para clasificar los requisitos en función de su importancia y valor para el proyecto.
En un proyecto de desarrollo de software de una aplicación móvil de comercio electrónico, se utilizó una matriz de priorización para clasificar las características en función de su impacto en los ingresos y su complejidad de implementación. Esto permitió al equipo enfocarse en las características más rentables y evitar agregar características innecesarias que habrían aumentado los costos sin un retorno significativo.
5. Seguir una metodología de gestión de proyectos
Podemos adoptar una metodología de gestión de proyectos, como Scrum o Kanban. Estas metodologías se centran en la entrega de valor de manera iterativa, lo que ayuda a evitar el Gold Plating.
En un proyecto de desarrollo de software que utilizaba la metodología Scrum, se planificaron sprints con entregas incrementales. En cada sprint, el equipo se centraba en la implementación de las características de mayor prioridad según las necesidades del cliente. Esto evitaba la acumulación de características innecesarias a lo largo del tiempo y garantizaba que el proyecto se mantuviera enfocado en las metas clave.
6. Control de cambios
Otra estrategia es implementar un proceso de control de cambios. Este debe requerir la aprobación y documentación adecuada antes de realizar modificaciones al alcance del proyecto.
En un proyecto de construcción de un complejo residencial, se estableció un proceso de control de cambios que requería la aprobación del cliente y la documentación detallada de cualquier modificación en el diseño original. Cuando el cliente solicitó cambios en el diseño de las cocinas, se siguió el proceso de control de cambios, lo que permitió una gestión efectiva de las modificaciones sin afectar negativamente al proyecto principal.
7. Retrospectivas
Son una herramienta muy valiosa que pueden ayudarnos a detectar y trabajar en las motivaciones detrás del Gold Plating.
Durante estas reuniones, los miembros del equipo pueden identificar y discutir abiertamente motivaciones como la búsqueda de reconocimiento, el perfeccionismo, el temor a las críticas y la inseguridad profesional. Se pueden establecer objetivos de mejora específicos: fomentar la colaboración, definir límites de perfección y mejorar la comunicación con los interesados y el cliente.
Actividad sobre el Gold Plating
Proponemos una actividad que puede ayudarnos a entender y reflexionar sobre este tipo de fenómeno:
Si disponéis de licencia como centro o agente de formación, desde la plataforma de gestión: intranet; podéis descargar otra actividad relacionada con el Gold Plating.
El Gold Plating debe abordarse de manera proactiva. Evitarlo puede ser posible siempre y cuando haya una comunicación clara, una gestión de proyectos efectiva y un enfoque en la funcionalidad real.