Hace unos días hablamos de los hábitos atómicos de Jame Clear: pequeños cambios que pueden ayudarnos a eliminar malas costumbres e incorporar otras a nuestra rutina. Sus cuatro leyes (hacerlo obvio, atractivo, simple y satisfactorio) recuerdan a los principios de la agilidad. ¿Podemos relacionarlos?
En este artículo reflexionamos sobre la posible relación entre la agilidad y las cuatro leyes propuestas por James Clear en Hábitos atómicos. ¿Creéis que la agilidad comparte esta visión, y que los pequeños hábitos se acumulan en mejoras significativas?
Qué son los hábitos atómicos
Los hábitos atómicos son pequeñas acciones que se pueden realizar de manera consistente para lograr un objetivo específico: ya sea eliminar un mal hábito o incorporar uno nuevo a nuestra rutina.
Para conseguirlo, podemos utilizar cuatro leyes:
- Hazlo obvio: sé consciente de tus hábitos. Clear sugiere varias estrategias para hacer nuestros hábitos más evidentes, por ejemplo, utilizando recordatorios visuales. La idea es hacer que el hábito sea lo más obvio posible para recordarnos que debemos realizarlo.
- Hazlo atractivo: para crear un nuevo hábito, debe ser deseable. Clear propone varias técnicas, por ejemplo, buscar una actividad que necesitas hacer y realizarla con una que realmente quieres hacer (a esto se le conoce como «emparejamiento de tentaciones»).
- Hazlo simple: consiste en reducir la cantidad de trabajo requerido para realizar un nuevo hábito. Cuanto más fácil sea un hábito, más probable es que se realice. Por ejemplo, podemos dividir un hábito grande en pasos más pequeños y manejables o cambiar el entorno para hacer que el hábito sea más accesible.
- Hazlo satisfactorio: tiene que ver con la recompensa del hábito. Para James Clear los hábitos se mantienen mejor cuando son inmediatamente gratificantes. Sugiere encontrar maneras de dar recompensas inmediatas después de completar un hábito para reforzar la acción.
Agilidad y hábitos atómicos
Es posible que la agilidad y los hábitos atómicos compartan una filosofía común: enfocarse en pequeñas pero poderosas, realizar ajustes para lograr una mejora continua sostenible. En un contexto ágil, se promueve que haya cambios pequeños y manejables en lugar de grandes cambios repentinos.
Nada de esto es nuevo en agilidad. Desde que Toyota introdujo el concepto de Kaizen en la gestión de proyectos, la mejora continua es una idea familiar. Así que podemos aprovechar las 4 leyes de Clear para pensar estrategias, a nivel personal y de equipo. Mucho de lo que ya hacemos engrana fácilmente con las ideas de Hábitos atómicos.
Hacerlo obvio
Uno de los pilares básicos de la agilidad es la comunicación abierta y frecuente. Hacer que la información sea evidente y clara: los progresos, las mejoras, los objetivos… y todo aquello que queramos cambiar.
Aunque muchos de los eventos del ciclo scrum encajan en al menos tres leyes de Clear (hacerlo obvio, satisfactorio y atractivo), las dailies y las reuniones de planificación del sprint son los ejemplos más claros de esta primera ley. La daily scrum hace obvio el progreso y los desafíos diarios; la reunión de planificación del sprint establece objetivos claros y visibles.
También hay otros elementos que pueden perfectamente representar esta primera ley. Por ejemplo, los tableros Kanban o recordatorios visuales en general. Los tableros Kanban visualizan el flujo de trabajo, haciendo obvias las tareas en curso, pendientes y completadas. Esta visibilidad ayuda a identificar cuellos de botella y prioridades.
También el backlog del producto y las historias de usuario nos sirven para hacer obvio lo que se necesita lograr y cambiar. Las historias, además, nos recuerdan que debemos resolver los problemas desde el punto de vista del usuario. El nombre de la herramienta («de usuario») lo hace obvio; es un recordatorio constante.
Hacerlo atractivo
Aunque esta ley está más ligada a la subjetividad y a los intereses personales de cada uno, también podemos aplicarla en agilidad. Por ejemplo, utilizar actividades y prácticas en las retrospectivas fomenta la colaboración y la creatividad, haciendo que el proceso de planificación y resolución de problemas sea más atractivo.
La daily scrum o scrum diario, por ejemplo. Hacer una reunión al día podría ser tedioso, pero están precisamente diseñadas para romper con la monotonía de las reuniones tradicionales: se realizan de pie y deben durar poco, a poder ser menos de 10 minutos. Y son una oportunidad para motivarse: ver si se está avanzando, pedir ayuda si se necesita, o felicitar a compañeros por su trabajo. Aunque esto quizá tenga más que ver con la ley 4: hacerlo satisfactorio.
Hacerlo simple
La simplicidad como arte de «maximizar la cantidad de trabajo que no se hace» es esencial en agilidad. Simplificar es una de las bases, y los sprints e incrementos son prueba de ello.
Podemos relacionar esta simplicidad con otra de las bases de la agilidad: el desarrollo iterativo. Al desglosar el trabajo en ciclos cortos y manejables se facilita la gestión y ejecución de tareas complejas. En el caso de Scrum, por ejemplo, el trabajo en sprints manejables, lo que hace que los objetivos grandes sean más fáciles de alcanzar.
Hacerlo satisfactorio
En agilidad es habitual usar prácticas que ayuden a motivar al equipo y que alivien el estrés provocado por la incertidumbre. Ver los progresos o simplemente saber dónde se encuentra el equipo y el estado del proyecto alivia esa incertidumbre y reduce la ansiedad por ver algo terminado.
Las actividades de las retrospectivas, el uso de tableros kanban y otras herramientas visuales son un claro ejemplo. A quién no le resulta satisfactoria la sensación de logro al mover una tarea a «Completado».
Y si hablamos de satisfacción, debemos hablar de los incrementos. En un proyecto con una metodología tradicional, tendríamos que esperar hasta el final del proyecto para ver resultados que nos hagan sentir satisfechos. Con el desarrollo iterativo y los incrementos, el equipo puede sentir cierta satisfacción al ver cómo se van completando tareas sin necesidad de esperar hasta el final.
Agilidad y hábitos atómicos: las retrospectivas
Las reuniones retrospectivas tienen una conexión interesante con las cuatro leyes de James Clear. Se podría decir que este tipo de reuniones representan en sí mismas estas cuatro leyes. Pero, ¿por qué?
Empecemos con la primera ley: hacerlo obvio. Uno de los objetivos de las retrospectivas es precisamente este. En ellas se busca señalar aquello que funciona, aquello que no funciona y aquello que podría mejorarse.
Pero las retrospectivas también tienen otros objetivos importantes. Por ejemplo, lograr el compromiso y la implicación del equipo. Esto nos lleva a la segunda ley: hacerlo atractivo. Para conseguir que la retrospectiva sea atractiva para los participantes se puede optar por recurrir a actividades que se amolden a los intereses del equipo o generar un ambiente positivo y abierto al debate.
Ahora bien, para lograr que la retrospectiva sea atractiva se requiere una preparación previa, preparación que también puede ayudarnos con la tercera ley: hacerlo simple. Para evitar retrasos y/o desmotivación entre los miembros del equipo, lo mejor es que la retrospectiva comience de la forma más fluida posible. Sin obstáculos. Y para ello es importante elaborar esta reunión con una estructura clara y sencilla, y con herramientas y recursos accesibles para la colaboración.
Por último, la cuarta ley: hacerlo satisfactorio. Es decir, buscar la recompensa (inmediata o no). Las retrospectivas son útiles para mostrar el progreso de las acciones del equipo, pero también para reconocer y celebrar los éxitos. En ambos casos, la consecuencia es la misma: aumenta la satisfacción y se motiva al equipo a continuar participando activamente en el proceso de mejora.
Podemos concluir que las cuatro leyes de James Clear para implementar nuevos hábitos o eliminar malos hábitos son ágiles. O quizás podemos decir que la agilidad se compone de pequeños cambios, de hábitos atómicos que nos permiten adaptarnos e ir cambiando en pos de una mejora continua. ¿Creéis que es así? Contádnoslo en los comentarios.
En Open Knowledge podéis descargar los apuntes de Hábitos atómicos de James Clear, además de otros muchos que pueden resultar interesantes. Y si queréis conocer más acerca de agilidad, en este blog o en nuestro Body of Knowledge podréis encontrar información interesante.