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En episodios anteriores vimos cómo las Inteligencias Artificiales pueden ser una herramienta útil para el product owner. Hoy queremos hablar sobre cómo desarrollar equipos autoorganizados. Explicamos cinco claves fundamentales para fomentar la autonomía y la responsabilidad, y generar un entorno comprometido y colaborativo.
Recordad que las transcripciones de todos los episodios estarán disponibles en el blog. ¡No dudéis en sugerirnos temas sobre los que os gustaría profundizar!
Transcripción
¡Hola y bienvenidos! Hoy hablamos de cómo desarrollar equipos autoorganizados. Explicaremos cinco claves fundamentales para crear equipos más dinámicos, resilientes y adaptativos.
1. Compartir los objetivos y la visión de la empresa
Comenzamos con la primera clave: compartir los objetivos y la visión de la empresa. Para que un equipo sea autoorganizado con eficacia, cada miembro debe entender hacia dónde se dirige la organización y qué se espera alcanzar. Esto se consigue comunicando estos objetivos y facilitando que el equipo los entienda y los asuma como propios.
Para comunicarlos de manera efectiva pueden declararse en reuniones o documentos corporativos, o manifestarse en las decisiones y acciones diarias de los líderes. Pero también se deben reforzar en las actividades diarias del equipo. Por ejemplo, mediante talleres de inmersión y sesiones de trabajo regulares.
Ejemplo
Una empresa de software se enfoca en liderar con soluciones innovadoras en el ámbito de la salud.
Para que la empresa tenga equipos autoorganizados, primero deben comprender en profundidad qué significa ser líderes en innovación en ese sector. El equipo puede asistir a sesiones de formación sobre tendencias actuales en tecnología de salud, participar en debates sobre la innovación como mejora de la atención al paciente, o colaborar con expertos en salud.
Cuando los equipos comprenden la visión, las decisiones sobre arquitectura de las soluciones, diseño de interfaces de usuario o priorización de características pueden tomarse de manera autónoma, alineadas con la visión de liderazgo e innovación. Por ejemplo, podrían decidir priorizar el desarrollo de una funcionalidad de inteligencia artificial para diagnóstico, debido al valor de liderazgo innovador que aporta.
Entender los objetivos y la visión no sólo proporciona una dirección clara para el equipo, sino que también fomenta un sentido de propósito compartido. Este enfoque ayuda a los equipos ágiles a tomar decisiones autónomas en sintonía con los objetivos estratégicos de la empresa, potenciando así su capacidad de autoorganización de manera efectiva y alineada.
2. Comunicación efectiva
La segunda clave para desarrollar equipos autoorganizados es la comunicación efectiva. Debe ser bidireccional, transparente, oportuna y accesible para todas las personas y partes interesadas. Implica escucha activa, claridad al expresar ideas y retroalimentación constructiva.
Para ello pueden utilizarse reuniones regulares como stand-ups diarios, revisiones de sprint y retrospectivas. Pero también pueden ser útiles las herramientas colaborativas como los «radiadores de información»: herramientas visuales (físicas o digitales) que muestran el estado del proyecto, los obstáculos, los logros y los plazos.
Aunque el uso de estas prácticas garantiza el acceso de todas las personas a la información clave en tiempo real, la organización también debe facilitar esta comunicación. Su cultura debe valorar la comunicación abierta y animar a todos a expresar sus preocupaciones y sugerencias sin miedo a represalias o juicios. Por tanto, las reuniones y sesiones de brainstorming deben ser espacios seguros para discutir problemas y desafíos.
Ejemplo
Un equipo ágil en una empresa de software trabaja en una nueva aplicación móvil. Realizan stand-ups diarios, en los que cada uno comparte brevemente lo que ha hecho el día anterior, lo que prevé hacer hoy y cualquier obstáculo que esté enfrentando. Además, utilizan un tablero kanban digital accesible para el equipo y las partes interesadas, en el que actualizan el progreso de las tareas en tiempo real.
En un momento del desarrollo, una persona localiza un problema técnico significativo. Gracias al stand-up diario el equipo lo identifica rápidamente y puede discutir y decidir colaborativamente la mejor forma de abordarlo. Además, el tablero kanban mantiene al tanto de las implicaciones que el problema pueda tener en la evolución del trabajo, y en la reunión de revisión del sprint se presenta la solución propuesta.
En definitiva, la comunicación efectiva, más allá de intercambiar información, fortalece la colaboración, fomenta la resolución creativa de problemas y asegura que todos los involucrados estén alineados con los objetivos del proyecto.
Los canales de comunicación abiertos y la cultura de transparencia y retroalimentación, permite a los equipos tomar decisiones más informadas y colaborativas esenciales para la autoorganización.
3. Empoderamiento y confianza
La tercera clave para desarrollar equipos autoorganizados es el empoderamiento y la confianza. Es crucial que los miembros del equipo tengan autoridad y confianza para tomar las decisiones relacionadas con su trabajo. Pero, ¿cómo podemos conseguirlo?
Para empoderar a nuestro equipo hay que proporcionar los recursos, información y apoyo necesarios para que puedan operar de forma independiente, confiando en su competencia y juicio sin caer en la microgestión.
Una técnica efectiva es establecer objetivos claros y permitir que los equipos determinen la mejor manera de alcanzarlos. Debe haber libertad para experimentar diferentes métodos o técnicas, siempre que se alineen con los objetivos y valores generales de la empresa.
Para generar confianza, los equipos deben sentirse seguros para expresar opiniones, tomar riesgos calculados y aprender de los errores sin temor a represalias. Es decir, hay que construir un ambiente de confianza a través de la transparencia, la honestidad y el respeto mutuo.
Otra manera de fomentar la confianza es a través del reconocimiento y la celebración de los logros del equipo, y del apoyo durante los desafíos. De esta forma no sólo se refuerza la confianza sino que se fortalece la cohesión y el espíritu de equipo.
Ejemplo
El equipo ágil de una empresa de marketing digital se encarga de una campaña importante. La dirección de la empresa ha establecido el objetivo general y es el equipo el que va a determinar la estrategia creativa y los canales que se deben emplear. Han decidido experimentar con una nueva plataforma de redes sociales porque consideran que podría tener un gran impacto en el público objetivo.
La dirección muestra su apoyo y confianza, incluso cuando se presentan dificultades al aplicar la estrategia. Esta actitud directiva empodera al equipo, que se siente confiado para ajustar y mejorar el enfoque. El entorno de confianza mutua que se ha construido y la libertad y responsabilidad que se le da al equipo permite que las resoluciones alcancen mayores cotas de innovación, adaptabilidad y compromiso con los objetivos. Se mejora el rendimiento y se logra mayor satisfacción y motivación.
4. Retroalimentación y mejora continua
La cuarta clave para desarrollar equipos autoorganizados es la retroalimentación y mejora continua. No debemos olvidar que el aprendizaje y la mejora son procesos continuos. Por tanto, analizar el feedback del trabajo realizado con regularidad puede mejorar las prácticas empleadas.
Los equipos deben hacer reuniones de revisión con regularidad, con una cultura de comunicación honesta y constructiva, que permita a todos expresar sus opiniones y sugerencias. Pero además, la retroalimentación en ellas debe ser interna y externa para que las acciones de mejora repercutan en los intereses y objetivos de todas las partes.
La retroalimentación interna se refiere a aquella información procedente del equipo. Esta puede conseguirse mediante reuniones retrospectivas al final de cada sprint o fase del proyecto. Por otro lado, la retroalimentación externa es la información de clientes, usuarios finales, otras áreas de la empresa. Esta puede lograrse con las encuestas de satisfacción del cliente o las pruebas de usuario.
En definitiva, la retroalimentación se debe traducir en acciones concretas: una vez identificadas las áreas de mejora, se deben alcanzar compromisos y plazos para adoptar los cambios necesarios.
Ejemplo
Un equipo de una aplicación web realiza una reunión retrospectiva al final de cada sprint, y en una de ellas identifican que algunos entregables han sufrido retraso porque la comunicación con el departamento de diseño gráfico no siempre es accesible.
En consecuencia deciden organizar reuniones de coordinación semanales con diseño gráfico y establecer un canal de comunicación directo para hacer consultas rápidas. Además, solicitan comentarios periódicos de los usuarios beta para realizar los ajustes de la interfaz en el propio desarrollo.
5. Formación y acompañamiento
Por último, la quinta clave para desarrollar equipos autoorganizados es la formación y acompañamiento.
Para que los equipos alcancen un funcionamiento autónomo y eficiente, deben disponer de recursos, orientación y asistencia para desarrollar las habilidades propias de la autoorganización, como la toma de decisiones colaborativa, la gestión de conflictos y la comunicación efectiva.
En las primeras etapas es aconsejable el acompañamiento de un facilitador, un Scrum Master o un Agile coach para identificar y gestionar los obstáculos que pueden impedir la autoorganización.
Ejemplo
Un equipo trabaja en el desarrollo de un proyecto —del tipo que sea: software, campaña de marketing u otro cualquiera—, y se encuentra con dificultades: algunos requisitos del cliente son ambiguos y están generando interpretaciones dispares y malentendidos entre los miembros del equipo. El Scrum Master, actuando como facilitador, organiza una serie de reuniones de equipo con el cliente para aclarar esos requisitos.
Además, el Scrum Master percibe que los malentendidos sobre los requisitos ha generado ciertas tensiones que afectan a la dinámica del equipo. En respuesta, organiza sesiones de mediación para resolver el conflicto y restaurar la armonía. También propone un taller sobre técnicas de comunicación efectiva y resolución de conflictos.
En resumen, si queremos crear entornos de trabajo donde la autonomía y la colaboración no sólo son posibles, sino que son la norma, es imprescindible seguir estas cinco claves:
- Compartir los objetivos y la visión.
- Conseguir una comunicación efectiva.
- Empoderar y dar confianza a nuestro equipo.
- Buscar la retroalimentación y la mejora continua.
- Dar formación y acompañamiento.
Gracias por escuchar este podcast de Scrum Manager. Queremos darte las gracias por haberlo elegido. Esperamos que te haya resultado interesante y te haya aportado ideas de valor para llevar a la práctica en tu vida profesional.
Gracias por acompañarnos. Recuerda que puedes encontrar más información y recursos sobre agilidad en nuestra web scrummanager.com.
¡Mucha suerte con tus proyectos y hasta la próxima!
Un comentario en “Las 5 claves para desarrollar equipos autoorganizados”