En otros artículos hablábamos de la reflexión en equipo (primera fase) y la búsqueda de la mejora continua (segunda fase). Hoy continuaremos con la tercera fase de una retrospectiva: la creación de conocimiento. Exploraremos cuáles son sus objetivos y estructura, qué desafíos pueden surgir, cómo solucionarlos y qué actividades pueden realizarse.
Si habéis preparado alguna retrospectiva, ¿qué actividades soléis utilizar para esta fase? ¿Os habéis encontrado ante algún otro desafío? Contádnoslo en los comentarios.
Objetivos
En esta tercera fase el objetivo es investigar en profundidad los obstáculos, condiciones, interacciones y patrones que contribuyeron tanto a los éxitos como a los fracasos en el sprint anterior. Esta fase es crucial para proporcionar una base sólida sobre la que construir acciones de mejora.
Se trata de buscar causas y efectos, además de posibles alternativas. Para ello, habrá que tener en cuenta dos aspectos importantes:
- Trabajo en equipo. Es uno de los objetivos finales de una retrospectiva y es en esta fase cuando hay que ponerlo en marcha. El equipo no debe conformarse con las primeras impresiones, debe indagar y buscar alternativas, causas y efectos.
- Aprendizaje continuo. Todo lo aprendido en esta fase se espera que se ponga en práctica fuera de la retrospectiva. Si un equipo ha aprendido a hacer mapas conceptuales, pueden usarlos en su día a día.
Estructura
La estructura de esta fase puede variar, pero a menudo incluye:
- Identificar obstáculos: con los datos recopilados de la fase anterior, se trata de identificar obstáculos o puntos de mejora.
- Análisis en profundidad: una vez identificados los obstáculos o puntos de mejora, es el momento de entender las causas subyacentes y los efectos que provocaron en el sprint anterior.
- Identificar fortalezas: es importante saber qué fortalezas pueden ser capitalizadas.
- Priorizar: se pueden priorizar los temas que requieren atención inmediata y aquellos que pueden ser abordados en sprints futuros.
- Recopilar feedback: es importante dar espacio a que cada miembro del equipo comparta sus opiniones sobre los hallazgos. Al proporcionar diferentes perspectivas se puede enriquecer el análisis.
- Documentar los hallazgos: es importante que los hallazgos se compartan y sean accesibles para todo el equipo. Esto ayudará a esbozar las acciones futuras que se tomarán en respuesta a los hallazgos de esta fase.
- Buscar alternativas: se pueden hacer propuestas de posibles soluciones a los obstáculos. La decisión sobre qué alternativa elegir se realizará en la siguiente fase de la retrospectiva.
Desafíos comunes y cómo superarlos
A continuación, se detallan algunos desafíos comunes que pueden surgir en esta tercera fase, junto con estrategias para superarlos:
Resistencia al cambio
El miedo a lo desconocido es muy habitual y puede manifestarse mediante una resistencia al cambio. Por ejemplo, cuando se proponen nuevas formas de trabajar o se introducen nuevas herramientas, es natural que los miembros del equipo vean estos cambios como una amenaza para su rutina familiar.
Estrategias
- Comunicación clara: comunicar claramente los beneficios del cambio y cómo contribuirá a la mejora del rendimiento del equipo puede ayudar a aliviar ese miedo a lo desconocido.
- Participación activa: involucrar a todos los miembros del equipo en la discusión sobre los cambios propuestos, permite expresar preocupaciones y sugerencias. Pero, además, aumenta el compromiso del equipo y evita que haya conflictos cuando hay desacuerdos con alguna decisión.
Falta de comunicación efectiva
Si la comunicación entre los miembros del equipo no se fundamenta en la confianza y el respeto, es probable que exista, por ejemplo, miedo a recibir o dar feedback negativo. Nadie va a atreverse a dar una opinión diferente si el resultado son ataques o malos gestos. Por tanto, tampoco habrá una comunicación efectiva.
EstrategiaS
- Crear un espacio seguro en el que los miembros del equipo se sientan cómodos compartiendo sus pensamientos y preocupaciones.
- Enfoque constructivo: es importante dejar claro que el feedback y las críticas deben ser constructivas. No resulta productivo ni adecuado acusarse, señalarse o buscar culpables.
Análisis superficial
Un análisis superficial de los problemas puede evitar que se identifiquen las causas raíz, lo que a su vez impide encontrar soluciones efectivas. A menudo esto puede darse debido a la falta de tiempo.
Estrategias
- Se pueden utilizar técnicas como Cinco veces porqué u otras actividades para profundizar en los problemas y entender las causas subyacentes.
- Programación adecuada: es importante tener clara la estructura de nuestra retrospectiva para poder controlar los tiempos.
- Agenda clara: se puede establecer una agenda clara para enfocar al equipo en los temas prioritarios.
Actividades para la tercera fase de una retrospectiva
A continuación definimos algunas actividades que pueden ser útiles en esta tercera fase. Podéis descargaros la descripción e instrucciones de la primera actividad desde el botón de descarga.
Para disponer de esta y otras actividades, podéis daros de alta como centros autorizados de Scrum Manager o adquirir una licencia para uso profesional y personalización del contenido en: scrummanager.com: área profesional/licencia.
Brainstorming
Es un taller típico de tormenta de ideas, pero se definen criterios para decidir si las ideas son viables o no.
Force Field Analysis
Sirve para examinar qué factores de la organización apoyarán un cambio propuesto y cuáles lo inhibirán. El equipo establece un objetivo deseado y, en grupos pequeños, identifica factores que podrían facilitar o impedir el cambio. Listan estos factores, evalúan y comparan su potencial, y discuten sobre cómo influir en ellos para favorecer el cambio.
Fishbone
Es una práctica ágil que sirve para revisar síntomas que identifiquen un problema de raíz y buscar las razones tras él. El equipo identifica los factores que están causando o afectando una situación problemática y luego busca las causas más probables. Después se buscan formas de hacer cambios o influir en esos factores.
La tercera fase de una retrospectiva es clave para proporcionar una base sólida sobre la que construir acciones de mejora en el futuro. Utilizando los datos recopilados en la fase anterior, el equipo deberá indagar en las causas y efectos de los problemas encontrados, y buscar alternativas para la siguiente fase.
Aunque en este post solo hemos incluido algunas de las actividades que pueden ayudarnos a conseguir este objetivo, existen otras muchas. Si queréis conocer más, en el Body of Knowledge de Scrum Manager podéis encontrar distintas actividades para cada fase.